내용증명은 말 그대로 ‘어떠한 사실’을 증명하기 위해 작성하는 문서다. 그 이면에는 ‘발신자’가 ‘수신자’에게 ‘증명내용’을 통해 전달해 이후 어떠한 법적 조치라도 취할 수 있다는 강력한 의사전달의 수단이다.

내용증명은 상대방에게 보내는 통보의 성격을 가지며, 상대편에게 심리적 압박감을 주는 효과가 있다.

내용증명 자체만으로는 법적인 강제성은 없지만, 이것이 강력한 법적인 수단이 될 수 있다. 그 자체로는 법적 효력이 없으나 민사 소송 시 법원에 제출되어 증거로써 효력을 지닌다.

우체국장이 공적인 입장에서 증명하는 제도로 우체국 우편을 통해 전달된다. 우편법시행규칙 46조에 의해 어떤 이에게 전달하는 사실을 보내는 사람이 작성한 등본에 따라 공적인 입장에서 증명해준다.

보편적으로 지급해야 할 금전을 미지급하였거나 상호 간의 신체에 해를 입히거나 소유물을 손상한 경우, 계약상의 위반이나 저작권 문제 등 개인끼리뿐만 아니라 특히 업체끼리 발생하는 문제 상황에서 매우 중요한 역할을 한다.

임대차 계약을 중도에 해지하려면 내용증명으로 해지의 의사표시를 하는 편이 좋다. 이 경우 내용증명 우편에는 중도해지의 사유와 임대차 계약의 해지 의사를 표명하고, 임차보증금을 반환해 달라는 등의 내용을 기재하면 된다.

계약 기간만료 전까지 서로 아무 연락이 없었다면 같은 조건의 묵시적 갱신이 있었던 것으로 본다. 주택 임대차보호법은 임대인의 경우 계약만료 6~1개월 전까지, 임차인은 1개월 전까지 아무런 통지가 없으면 2년간 임대차 계약이 자동연장된 것으로 여긴다. 

묵시적 갱신이 되면 2년 계약은 유지되지만, 임차인은 언제든지 이 계약의 해지를 통지할 수 있다고 규정하고 있다. 묵시적 갱신을 해지하겠다고 임차인이 집주인에게 통보하면 3개월이 지나야 계약 해지가 가능하다.

임대차 기간이 만료되기 3개월 전부터 임대인에게 내용증명 등을 통하여 갱신 거절 의사를 밝혀두는 것이 좋다. 보증금 반환이나 계약 해지 등의 의사표시는 내용증명을 통하는 것이 후일 분쟁 발생 시 유리한 입장에 설 수 있다.

임대인이 불쾌한 감정을 느낄 수도 있다. 내용증명 발송과 별도로 전화 등으로 내용증명 발송 사실을 알리고 양해를 구하는 방법도 나쁘지 않다.

내용증명 작성은 최대한 간략하고 명확하게 작성해야 한다.

상대방에게 알리고자 하는 내용을 육하원칙에 따라 작성한다. ‘언제, 어디서, 누가, 어떻게, 왜, 무엇을’이다. 육하원칙에 따라서 간결하게 작성하도록 한다. 구체적인 진술서의 개념이 아니기에 불필요한 내용은 최대한 줄이고, 핵심만 넣어 간결하게 작성한다.

구체적인 상황이 들어간 제목 설정한다. 단순히 ‘내용증명’이라고 제목을 설정하기보다 ‘계약해지 통지서’, ‘보증금 반환 요구서’와 같이 구체적인 상황에 통지서/요구서를 붙여 제목을 작성한다.

발신인, 수신인 표시한다. 누가 누구에게 발송한 문서인지 나타나야 한다. 상단에 해당 내용증명의 발신인과 수신인의 이름, 주소를 정확하게 표시한다.

숫자, 한글, 한문, 영문은 혼돈되지 않도록 표기한다. 금액을 표시하는 경우 자릿수를 확인하고 한글병행표기(\10,000,000, 금 일천만 원)를 통해서 잘못 표시함이 없도록 한다. 한문의 경우 같은 음이지만 뜻이 다른 경우 헷갈림이 없어야 하며 영어 역시 스펠링의 실수가 없도록 확인한다.

거짓이나 과장은 금물이다. 혹여 상대방에게 더욱 압박을 가하거나 효과를 보기 위한 의도로 내용을 과장하거나 거짓된 내용을 포함시키는 경우가 있다. 기본적으로 전달된 내용증명은 수신인이 먼저 검토하므로 거짓이나 과장된 내용은 추후 본인에게 불리하게 작용 될 수 있다.

내용문서의 원본 및 등본은 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제7조제6항에 따라 가로 210㎜, 세로 297㎜의 용지(이하 "기준용지"라 함)를 사용하여 작성하되, 등본은 내용문서의 원본을 복사한 것이어야 한다(「우편법 시행규칙」 제49조제1항). 1통은 원본으로 사용되고 2통은 등본으로 사용된다.

​우체국에서 내용증명 우편에 대하여 3년간 보관하게 되어 있다. 내용증명을 분실했을 때 제출한 지 3년 이내인 경우 우체국에 그 등본의 교부를 청구할 수 있다(우편법시행규칙 제48조 제3항).

내용증명이 반송되는 일도 있다. 알고 있는 주소 외에 다른 주소로도 발송한다. 만약 내가 알 수 있는 모든 주소로 다 발송했는데도 불구하고 송달이 안 될 수도 있다. 내용증명을 발송한 그 자체만으로도 소송에서 의미가 있기에 낙심할 필요는 없다.

내용증명을 처음 작성하는 분들은 내용증명을 받게 되면 무슨 큰일이 발생할 것처럼 당황하기도 한다. 보내거나 받는 것이 소송의 시작으로 이해하는 사람도 많다.

내용증명은 자체로서 직접적인 법적 효력은 없지만, 분쟁 발생 시 수취인에게 어떠한 내용을 보냈다는 증명력과 공신력을 갖는 문서로 상대방에게 자기의 권익 보호를 위해 최선의 노력을 다한 사실을 입증할 수 있는 수단이다.

내용증명(예)

발신인 : 강종헌(임차인 이름 기재)

00시 00구 00동 00번지 2층

010-0000-0000

수신인 : 홍길동(임대인 이름 기재)

00시 00구 00동 00번지 00아파트 000동 000호

010-0000-0000

[부동산의 표시 : 00시 00구 00동 00번지 101호]

제 목 : 임대차 계약의 해지 통보

1. 귀 가정에 만복이 깃들길 기원하겠습니다.
(내용의 시작은 먼저 간단한 인사말로 상대의 감정을 상하지 않게 기재한다.)

2. 본인은 2020년 07월 01일 귀하와 임대차 기간 2019년 07월 01일부터 2021년 06월 30일까지, 임대보증금 3,000만 원, 월 차임 150만 원으로 하는 임대차 계약을 체결한 바 있습니다.
(간결 명료하게 사실에 근거하여 기재한다.)

3. 임대차 기간이 만료되어 가면서 임대차 기간만료 6개월 전부터 공인중개사 사무소에 의뢰하였습니다. 임차보증금 및 임차료는 시세가 떨어져 있음에도 같은 금액에 공인중개사 사무소에 의뢰하고 있으니 현실과 동 떨어저 신규 임차인을 구하지 못하였습니다. 
(현 상황을 기재한다.)

4. 임대차 기간만료 후 본인은 이전 해야 합니다. 신규 임차인을 구하지 못했다는 이유로 임차보증금 3,000만 원을 미루지 않았으면 합니다.
(부당한 내용이나 주장을 기재한다.)

5. 급한 사정으로 본의 아니게 내용증명을 우송하오니 널리 이해하시고 임차보증금을 반환해 주시면 감사 하겠습니다.
(상대의 감정이 상하지 않도록 유념하여 기재한다.)

6. 차후 법적인 다툼의 방지를 위하여 법률 자문을 구한바 서면으로 통지하여야 한다고 해서 이렇게 서면 통보를 드리오니 오해 없으시길 바랍니다. 감사합니다.

2021년 07월 07일

발신인 : 강 종 헌 (인)

< 저작권자 ⓒ 월간창업경제. 무단전재-재배포 금지 >